Offen-Posten-Methode

Hintergrund

Die Offen-Posten-Buchhaltung ist eine Methode für die vereinfachte Buchhaltung. Sie kann unabhängig von der Buchhaltungssoftware von vereinsbuchhaltung.ch angewendet werden und eignet sich für kleine Unternehmen, sowie kleine und mittelgrosse Vereine. Wikipedia beschreibt sie hier. Sämtliche Ausführungen im Rahmen der Vereinsbuchhaltung gehen davon aus, dass mit der Vereinsbuchhaltung die Offen-Posten-Methode verwendet wird. Als Vorbereitung sind folgende Dinge zu beachten:
 

Vorbereitung der Buchhaltung für die Offen-Posten-Methode

Legen Sie sich einen Ordner (oder Fächer) mit folgenden Beschriftungen an:

  • Bank/Postbelege

  • Von uns zu bezahlende Rechnungen (z.B. von Lieferanten)

  • An uns zu zahlende Rechnungen und offene Mitgliederbeiträge

  • Von uns bezahlte und verbuchte Rechnungen für das Jahr 20XX mit einem alphabetischen Register

  • Erhaltene Beträge im Jahr 20XX mit verschiedenen Registern zu Kategorien von Schuldnern (z.B. Mitglieder, Sponsoren, andere)

 

Umgang mit zu zahlenden Rechnungen

Trifft eine Rechnung ein, legen Sie sie in das Fach „zu bezahlende Rechnungen“ ab und buchen vorerst nichts. Ist die Rechnung fällig, erfolgt die Zahlung. Trifft die Bestätigung der Post oder Bank ein, dass die Zahlung ausgeführt wurde, verbuchen Sie die Rechnung beispielsweise mit dem Buchungssatz: übriger Aufwand an Post 469.00 und legen den entsprechenden Beleg unter dem Namen des Lieferanten ab. Wichtig: Nehmen Sie als Buchungstext unter anderem den Namen des Lieferanten. So finden Sie den Beleg bei einer Fehlersuche schnell wieder.

 

Umgang mit von uns gestellten Rechnungen

Senden Sie die Rechnungen raus und legen Sie eine Kopie davon oder eine Liste der gestellten Mitgliederbeiträge im Ordner „an uns zu zahlende Rechnungen und offene Mitgliederbeiträge“ ab. Periodisch schauen Sie, ob die Schuldner gezahlt haben. Ist eine Rechnung bezahlt, nehmen Sie die Kopie aus dem Ordner „an uns zu zahlende Rechnungen und offene Mitgliederbeiträge“ und legen sie unter „erhaltene Beträge im Jahr 20XX“ in der entsprechenden Kategorie ab oder haken die bezahlten Mitgliederbeiträge ab. Bleibt eine Rechnung zu lange offen, schreiben Sie eine Mahnung und vermerken dies auf der entsprechenden Rechnung oder der abgelegten Mitgliederliste.

 

Vor- und Nachteile der Offen-Posten-Methode

Der grösste Vorteil ist sicher die Einfachheit der Handhabung, da eine Rechnung nur einmal verbucht werden muss. Bei einer „normalen“ Buchhaltung wird eine Rechnung nach der Aussendung in die Debitoren aufgenommen. Sobald sie bezahlt wird, bucht man sie wieder aus. In der Offen-Posten-Buchhaltung bucht man sie lediglich nach Erhalt des Betrags. Gleiches gilt auch für zu zahlende Rechnungen.

Der grösste Nachteil ist, dass man das Mahnwesen nicht computerisiert machen kann und in der Buchhaltung nicht jederzeit den genauen Überblick über die offenen Rechnungen hat. Bei kleinen Buchhaltungen ist die Übersicht jedoch mit einem sauberen Ordnerablagesystem ebenfalls gegeben.

Dr. Andreas Liebrich, Birkenfeldweg 7, 6048 Horw, Schweiz

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