Umgang mit Sammelbuchungen

Sammelbuchungen erklärt man am besten anhand eines Beispiels.

Angenommen Sie bezahlen eine Rechnung (CHF 600.-) des Dirigenten eines Musikvereins über die Bank. Der Rechnungsbetrag enthält Spesen im Umfang von CHF 100.- und Honorar im Umfang von CHF 500.-.

Nun können Sie zwei Buchungen machen, welche lauten:

Honoraraufwand / Bank 500.-
Spesen / Bank 100.-

Das Unschöne an dieser Art der Buchung ist, dass man im Falle eines Fehlers nicht nach dem Totalbetrag der Rechnung suchen kann und der Auszug von der Bank nicht 100% mit dem Auszug des Bankkontos aus der Buchhaltungssoftware übereinstimmt. Deshalb kann man mit einem Hilfskonto (oder Transaktionskonto) Abhilfe schaffen, indem man bucht:

Honoraraufwand / Hilfskonto 500.-
Spesen / Hilfskonto 100.-
Hilfskonto / Bank 600.-

Wichtig: Nach der Transaktion muss das Hilfskonto wieder auf 0 sein. Das Hilfskonto kann beispielsweise die Nummer 9998 tragen. Mit der Einführung eines Hilfskontos wird die Übersichtlichkeit bei konsequenter Anwendung erhöht. Die oben beschriebene Technik kann unabhängig von der Buchhaltungssoftware angewendet werden.