Buchhaltungsabschluss: Übersicht zum Jahresabschluss bei Vereinen
Den Abschluss der Buchhaltung zu erstellen ist im Normalfall keine grosse Sache, da das meiste das Buchhaltungsprogramm der vereinsbuchhaltung.ch übernehmen kann. Einiges muss jedoch beachtet werden:
Jahresabschlussbuchungen
Nachdem Sie alle regulären Buchungen für das Geschäftsjahr gemacht haben, sollten Sie Abschreibungen oder Rückstellungen vornehmen, sofern welche anstehen.
Wenn Sie die Offen-Posten-Methode anwenden, buchen Sie zunächst alle per Geschäftsabschluss vorliegenden und gestellten Rechnungen (Debitoren und Kreditoren) ein, sofern es solche gibt. Erstellen Sie zusätzlich eine Liste, damit Sie wissen, was hinter dem Totelbetrag in der Buchhaltung steht.
Als nächstes sollten Sie alle noch zu erwartenden Rechnungen (transitorische Aktiven und transitorische Passiven) einbuchen und eine Liste erstellen, was sich dahinter versteckt. In der Regel müssen Sie für jede dieser Buchungen einen Beleg schreiben.
Buchhaltung drucken
Sobald die Buchhaltung abgeschlossen ist, sollten Sie jedes die Bilanz und die Erfolgsrechnung (in Deutschland GuV) mit Datei/Drucken entweder physisch ausdrucken und/oder als die Datei als .pdf speichern. Sie können zusätzlich jedes einzelne Konto ausdrucken, sofern dies von jemandem im Verein oder vom Revisor gewünscht wird. Gehen Sie dazu auf das Register ‚Kontoauszug‘ (unten rechts) in der Excel-Buchhaltungssoftware und geben Sie die erste Kontonummer gemäss dem von Ihnen erstellten Kontenplan im gelben Feld ein. Drucken Sie das Blatt mit der Druckfunktion aus oder speichern Sie es als .pdf. Anschliessend geben Sie die zweite Kontonummer des Kontenplans ein usw. Die gedruckten Blätter geben Sie mit all den Belegen, der Bilanz und der Erfolgsrechnung dem Revisor, der sie nach der Revision wieder an Sie zurückgibt. Falls Sie nach der Revision noch Änderungen machen müssen, sollten Sie mindestens Bilanz und Erfolgsrechnung nochmals ausdrucken. Wichtig: Machen Sie anschliessend keine Änderungen mehr.
Datensicherung
Es empfiehlt sich, jetzt die Datei zu schliessen und sie zusätzlich an einem sicheren Ort (Cloud, Memory-Stick, vertrauenswürdige Vorstandskolleg:in) zu speichern und sie sicher aufzubewahren.
Vorbereitung für die GV
Zuletzt können Sie für sich und für die zur Generalversammlung anwesenden Mitglieder die Bilanz und die Erfolgsrechnung ausdrucken. Bevor Sie mit drucken beginnen, können Sie direkt in der Buchhaltungssoftware die Spaltenbreiten einstellen. (Sofern nicht alles auf eine Seite passt, können Sie mit Datei/Seite einrichten die Skalierung von 100% auf z.B. 80% verringern.)
Sofern sie Daten aus der Buchhaltungssoftware grafisch darstellen möchten, kopieren Sie am besten zunächst die Excel-Datei. Nun können Sie beginnen, mit den Optionen von Excel beliebig Grafiken zu erstellen.
Wiedereröffnung der Buchhaltung in der Buchhaltungssoftware von vereinsbuchhaltung.ch
Für das neue Jahr kopieren Sie die Excel-Datei des letzten Jahres, öffnen die Kopie und löschen in dieser Kopie zunächst alle Einträge in den gelben Zellen im Journal (eine Anleitung finden Sie hier). Nun können Sie für das neue Geschäftsjahr wieder neu mit den Eröffnungsbuchungen beginnen. Nach den Eröffnungsbuchungen, buchen Sie transitorische Aktiven und transitorische Passiven zurück.
Als letztes können Sie den Gewinn (oder den Verlust) verbuchen. Das geschieht meist, indem man den Gewinn in die Reserven, in den Gewinnvortrag oder ins Vereinskapital bucht. Wenn der Gewinn (oder der Verlust) über das Vereinskapital verbucht wird, lautet die entsprechende Eröffnungsbuchung: Eröffnungskonto an Vereinskapital mit dem Betrag des Gewinnes des Vorjahrs oder Vereinskapital an Eröffnungskonto mit dem Betrag des Verlustes. Auf jeden Fall muss die Bilanz nach dem Eintragen der Eröffnungsbuchungen ausgeglichen sein.
Was passiert nach dem Ablauf der Lizenz?
Das Wichtigste vorweg: Die von Ihnen gemachten Einträge bleiben sichtbar, kopierbar und änderbar. Die Bilanz und Erfolgsrechnung werden aber auf 0 gestellt. Bestellen Sie eine neue Lizenz unter: Bestellformular. Sie können die gemachten Einträge in den gelben Zellen von Journal und Kontenplan mittels Copy und Paste in die neu lizenzierte Version kopieren.
Tipp: Speichern Sie Ende Jahr immer Bilanz und Erfolgsrechnung (GuV in Deutschland) als .pdf ab, damit diese die abgelaufene Lizenz überdauern.