Kontenplan erstellen

Aller Anfang ist schwer. Dies gilt auch für die Buchhaltung. Einen Kontenplan zu erstellen, bedeutet, die Aktivitäten des Vereins oder des Unternehmens zu überblicken. vereinsbuchhaltung.ch bietet Ihnen drei Möglichkeiten, den Kontenplan für Ihre Bedürfnisse zuzuschneiden:

Musterkontenplan herunterladen und verändern

  1. Sofern Sie für Ihre Buchhaltung noch über keinen Kontenplan vom Vorgänger verfügen, können Sie hier Kontenplan-Vorlagen mit Musterkontenplänen (271 KB, xlsx-File) für VereineStockwerkeigentümerschaftenFreelancer oder Kleinstunternehmen für die Verwendung in vereinsbuchhaltung.ch oder in anderen Programmen herunterladen. Die heruntergeladenen Kontenpläne können einfach angepasst werden.

  2. Die einfachste Möglichkeit einen Kontenplan für einen Verein ganz neu zu erstellen ist der Kontenplangenerator für die Excel-Buchhaltungssoftware. Die benutzerfreundliche Excel-Datei enthält einige Tipps für die Erstellung von Kontenplänen und eine Anleitung zum Vorgehen. Hier finden Sie den Excel Kontenplangenerator (170 KB, xlsx-File) für Vereine mit zugehöriger Anleitung zum Erstellen eines Kontenplans  (80 KB, pdf).

  3. Sofern Sie bereits über einen bewährten Kontenplan verfügen (z.B. aus einer anderen Buchhaltungssoftware), kann dieser direkt ins Register ‚Kontenplan‘ in die Excel-Buchhaltung von vereinsbuchhaltung.ch geschrieben werden. Am Besten nehmen Sie dazu entweder eine vorliegende Bilanz und Erfolgsrechnung Ihres Vereins oder Ihres Unternehmens zur Hand und schreiben die Kontonummer sowie die Konten ab. Bitte beachten Sie dazu untenstehende Hinweise.

 

Erklärung Register Kontenplan bei vereinsbuchhaltung.ch

Es befinden sich vier relevante Spalten im Register Kontenplan. In jeder gelb markierten Zeile kann

  • entweder ein Titel für eine Gruppe zusammengehöriger Konten gesetzt werden oder

  • ein Konto mit Kontenkategorie, vierstelliger Kontonummer und der Kontobezeichnung eingetragen werden. Die Kontenkategorie darf nur ‚Aktivkonto‘, ‚Passivkonto‘, ‚Aufwandskonto‘ oder ‚Ertragskonto‘ heissen. Die vierstelligen Kontonummern müssen aufsteigend eingegeben werden. Die Kontobezeichnungen sollen einfach und verständlich für alle sein.

Allgemeines Buchhaltungs-Know-how zum Erstellen des Kontenplans

Ein Kontenplan ist nie in Stein gemeisselt und kann theoretisch jederzeit verändert werden. Aus Gründen der Vergleichbarkeit über verschiedene Geschäftsjahre macht eine Veränderung jedoch nur in gewissen Fällen Sinn:

  • Wenn beispielsweise ein Konto seit mehr als einem Jahr nicht mehr verwendet wird und es auch in absehbarer Zukunft nicht mehr gebraucht wird, soll es gelöscht werden. Hier finden Sie den Hinweis, wie dies in der Buchhaltungssoftware von vereinsbuchhaltung.ch technisch funktioniert.

  • Wenn aufgrund von einer zusätzlichen Vereinsaktivität ein Konto eingefügt werden muss.

 

Sollten Sie eine Buchhaltung von einem/r Vorgänger/in übernehmen, ist es empfehlenswert den Musterkontenplan zu löschen und den identischen Kontenplan des/r Vorgänger/in einzugeben. Verlangen Sie dazu den Kontenplan oder die Bilanz und die Erfolgsrechnung von dem/r Vorgänger/in.

Um einen Kontenplan neu zu erstellen, muss man sich zunächst ganz generell Gedanken machen, was im Verein im Zusammenhang mit Finanzen eine Rolle spielt. Folgende Checkliste kann um vereinsspezifisches ergänzt werden. Selbstverständlich können einzelne Kategorien gestrichen werden, wenn sie nicht relevant sind. Wer die Buchhaltungssoftware von vereinsbuchhaltung.ch bereits auf den Computer heruntergeladen hat, kann auch den dort vorhandenen Kontenplan anpassen.

  • Was gehört alles dem Verein? --> Aktivkonten

    • Geld auf Konten bei Banken/Post

    • Geld auf weiteren Konten

    • Guthaben bei Mitgliedern (noch nicht bezahlte Mitgliederbeiträge)

    • Guthaben bei Dritten

    • Material, Instrumente, Ausrüstungen

    • Fahrzeug

    • Mobiliar (z.B. Bürotisch)

    • Immobilien (z.B. Übungslokal, wenn dieses dem Verein gehört)

 

  • Wem müsste der Verein im Falle einer Auflösung etwas zurückzahlen? --> Passivkonten

    • Lieferanten

    • Personen, die ein Depot hinterlegt haben

    • Darlehensgebern

    • Vereinsmitgliedern (in Form von Vereinskapital oder in Form von Rückstellungen, Reserven, Gewinnvortrag)

 

  • Wofür gibt der Verein mindestens jährlich einen Betrag aus? --> Aufwandskonten

    • Verbandsmitgliedschaft(en)

    • Miete für Hallen/Übungslokale

    • Versicherungen

    • Events/Konzerte/Anlässe (aus diesen Punkten könnten auch Nettoerträge resultieren, die Ausgaben sollten jedoch im Aufwand aufgeführt werden)

    • Abgaben (z. B. Billetsteuer)

    • Trainingslager/ Vereinsreise

    • Werbung

    • Uniformen oder Matchtenues

    • Spesen für diverse Personengruppen oder Institutionen

    • GV-Kosten

    • Zinsen

    • Abschreibungen (sofern in den Aktivkonten etwas abzuschreiben ist)

    • Übriges / Ausserordentliches

 

  • Woher bekommt der Verein Geld? --> Ertragskonten

    • Eintritte/ Kollekte

    • Cafeteriabetrieb/ Kuchenverkauf

    • Beiträge von verschiedenen Personengruppen (unterschiedliche Mitgliederkategorien, Gönner, Sponsoren, Donatoren, etc.)

    • Inserate in Vereinszeitschrift

    • Subventionen

    • Zinserträge

    • Übriges / Ausserordentliches

Titelzeilen und Konten

Aus technischen Gründen sollte keine Zeile leer gelassen werden.

 

Dr. Andreas Liebrich, Birkenfeldweg 7, 6048 Horw, Schweiz

vereinsbuchhaltung[äd]bluemail[dot]ch